Kat Mülkiyetinde Aidat, Yönetim Planı ve Karar Defteri: Düzenli Dosya Rehberi

Apartman ve site uyuşmazlıklarının önemli bir bölümü kararın kendisinden önce kayıt düzeninin eksikliğinden kaynaklanır. Yönetim planı, kurul kararı, işletme projesi, gider belgesi ve tebligatın birbirini doğruladığı düzenli bir dosya, hem kat maliklerinin bilgiye erişimini hem de denetimi kolaylaştırır.

Temel yönetim dosyası

• Tapu ve bağımsız bölüm listesinin güncel çalışma kopyası.
• Yönetim planı ve değişiklikleri.
• Kat malikleri kurulu çağrısı, gündem, hazır bulunanlar listesi ve kararlar.
• Yıllık işletme projesi, bütçe ve paylaştırma yöntemi.
• Fatura, sözleşme, banka ve tahsilat kayıtları.
• Denetçi raporu ile dönem sonu hesap özeti.

Aidat ve ortak gider hesabı

Hangi giderin eşit, hangi giderin arsa payına veya yararlanma esasına göre dağıtılacağı kanun ve yönetim planı birlikte incelenerek belirlenmelidir. Kat malikine yalnız toplam borç değil; dönem, gider türü, pay oranı, ödeme ve gecikme hesabı anlaşılır biçimde gösterilmelidir.

Karar ve çağrı zinciri

Toplantı çağrısının tarihi, yöntemi ve teslim kaydı; toplantı yeter sayısı, oy sonucu ve muhalefet şerhi aynı dosyada bulunmalıdır. Sonradan düzenlenen özetler yerine imzalı karar ve dayanak belgeler korunmalıdır.

Dijital yönetim araçları

Mesaj grubu hızlı iletişim sağlar fakat resmî karar defterinin yerine geçmez. Dijital portal kullanılıyorsa erişim rolleri, belge sürümleri, kişisel veri görünürlüğü ve yönetici değişiminde devir süreci belirlenmelidir.

İtiraz ve uyuşmazlık dosyası

İtiraz edilen kararın tam metni, bildirim tarihi, ödeme kayıtları ve talep netleştirilmelidir. Süreye tabi haklar bakımından toplantı ve öğrenme tarihi önem taşıyabileceğinden gecikmeden somut dosya değerlendirmesi yapılmalıdır.

Şeffaf yönetim, tüm kişisel verileri herkese açmak değil; kat malikinin karar ve hesap dayanağına güvenli ve anlaşılır biçimde erişmesini sağlamaktır.

Resmî kaynak

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ortak yerler, yönetim, giderlere katılma ve karar süreçleri için temel çerçeveyi düzenler.