Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Amaç, kapsam ve metnin niteliği Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca Hukukoloji web sitesi, mobil/PWA deneyimi, hesap, doğrulama, arama, profil, mesajlaşma, sesli-görüntülü görüşme, randevu, ödeme, içerik, bildirim ve destek süreçlerinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerini açıklar. Metin bir sözleşme, açık rıza veya ticari ileti izni değildir. Açık rıza gerektiren biyometri, hassas konum, rıza temelli çerez veya yurt dışı aktarım işlemi varsa ayrı, belirli ve geri alınabilir seçim sunulur.

2. Veri sorumlusu ve başvuru kanalları Veri sorumlusu: Hukukoloji Teknoloji A.Ş. Platform: Hukukoloji – https://hukukoloji.com Adres: İstanbul, Türkiye E-posta: destek@hukukoloji.com Telefon: +90 546 577 70 42

İşleme amaç ve araçlarını bağımsız biçimde belirleyen avukat veya hukuk bürosu, kendi müvekkil ve dosya faaliyeti bakımından ayrıca veri sorumlusu olabilir. Platform ile hukuk profesyonelinin rolü her veri akışı için fiilî karar yetkisine göre değerlendirilir; bu metin kanundan doğan rolü yapay biçimde değiştirmez.

3. İlgili kişi grupları Müşteriler, ziyaretçiler, avukatlar, hukuk ve danışmanlık bürosu yetkilileri, büro ekip üyeleri, içerik yazarları, iş başvurusunda bulunanlar, tedarikçi ve hizmet sağlayıcı irtibatları, destek görüşmesine katılanlar ve bu kişiler tarafından yetkili biçimde paylaşılan üçüncü kişiler işleme faaliyetinin kapsamına göre ilgili kişi olabilir.

4. Kimlik ve iletişim verileri Ad, soyad, hesap numarası, kullanıcı adı, unvan, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, kimlik belgesi görüntüsü, kurum yetkilisi bilgisi, e-posta, telefon, adres, şehir, ilçe, posta kodu ve doğrulama durumu işlenebilir. T.C. kimlik numarası; kimlik karışıklığını ve sahte hesabı önlemek için gerekli hukuki sebep ve ölçülülük değerlendirmesiyle kullanılır, şifreli saklanır ve kullanıcı arayüzünde maskelenir. Amaca daha az müdahaleci bir doğrulama sonucu yeterliyse tam belge veya numaranın tekrar kullanılması tercih edilmez.

5. Mesleki ve kurumsal veriler Avukat veya hukuk bürosu hesabında baro ve sicil, mesleki unvan, kurum unvanı ve türü, yetki, MERSİS/vergi, ekip ve şube, eğitim, deneyim, çalışma alanı, dil, sertifika, başarı, profil içeriği, ofis ve müsaitlik bilgileri işlenebilir. Ham mesleki belgeler kamuya yayımlanmaz; kamu profilinde yalnız yayıma uygun beyan ve doğrulama durumu gösterilir.

6. İşlem, güvenlik ve cihaz verileri Oturum, IP özeti, cihaz ve tarayıcı sinyalleri, doğrulama/OTP sonucu, passkey veya MFA durumu, giriş zamanı, başarısız deneme, risk işareti, bot koruma sonucu, işlem ve denetim kaydı, hata korelasyon kimliği ve güvenlik olayı verisi işlenebilir. Parola düz metin olarak saklanmaz. Güvenlik kayıtları pazarlama profili oluşturmak için kullanılmaz ve erişimi görevle sınırlandırılır.

7. Mesaj, randevu, görüşme ve dosya verileri Konuşma katılımcıları, mesaj içeriği, teslim/okunma durumu, dosya ve konum paylaşımı, arama türü, başlangıç-bitiş zamanı, teknik kalite ve randevu yaşam döngüsü işlenebilir. Hukukoloji telefon köprüsü üzerinden kurulan sesli görüşmelerde, görüşme güvenliği, hizmetin ispatı, uyuşmazlıkların çözümü ve hakların korunması amaçlarıyla ses kaydı alınır. Kayıt başlamadan önce her iki tarafa bu işleme faaliyeti hakkında veri sorumlusunun kimliği, amaç, alıcı grupları, toplama yöntemi, hukuki sebep, saklama süresi ve haklara başvuru kanalını içeren sesli ve katmanlı aydınlatma yapılır. Ses kaydı; KVKK m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk ve m.5/2-f kapsamında temel haklara zarar vermeyen meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanır. Görüşmede paylaşılan özel nitelikli veriler yalnız bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olduğu ölçüde KVKK m.6/3-d kapsamında işlenir. İki tarafın güncel aydınlatması tamamlanmadan telefon köprüsü kurulmaz ve ses kaydı başlatılmaz. Aydınlatma zamanı, kullanılan metin sürümü, kanal ve bütünlük kanıtı denetim izi olarak saklanır. Kayıtlar kural olarak yönetim politikasında belirtilen sınırlı süre boyunca saklanır; kanuni yükümlülük, uyuşmazlık veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için daha uzun süre zorunluysa yalnız ilgili süre boyunca korunur. Yetkisiz dinleme, indirme ve paylaşım engellenir; süre sonunda sağlayıcıdaki kopya dahil güvenli imha uygulanır. Görüntülü görüşmeler varsayılan olarak kaydedilmez. Dosyalar zararlı içerik, tür, boyut ve yetki kontrolünden geçebilir.

8. Ödeme, paket ve mali veriler Paket, sipariş, dönem, tutar, vergi, kupon, ödeme sonucu, sağlayıcı işlem kimliği, iade, harcama itirazı, fatura/makbuz bilgisi ve muhasebe kayıtları işlenebilir. Tam kart verisi Platform tarafından saklanmaz; ödeme sağlayıcısının güvenli alanında işlenir. Ücretsiz plan kaydı ile tahsil edilmiş işlem birbirinden ayrılır.

9. İşleme amaçları Veriler; hesap oluşturma ve yönetme, taraf ve iletişim doğrulama, profesyonel profilini inceleme ve yayımlama, arama ve konum eşleştirmesi, mesaj/randevu/görüşme yürütme, dosya paylaşımı, ödeme ve mali belge oluşturma, destek sağlama, sözleşme kabulünü ispatlama, kötüye kullanımı önleme, bilgi güvenliği, hizmet sürekliliği, mevzuata uyum, uyuşmazlık ve hakların korunması, kullanıcı tercihlerini uygulama ve yalnız izinli ölçüm faaliyetleri amaçlarıyla işlenir.

10. Hukuki sebepler Her işlem, somut faaliyete göre KVKK m.5 ve gerektiğinde m.6 kapsamındaki uygun şarta dayanır: kanunda açıkça öngörülme; sözleşmenin kurulması veya ifası için gereklilik; hukuki yükümlülük; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat; ilgili kişinin alenileştirdiği verinin amacına uygun işlenmesi veya geçerli açık rıza. Bir işlemin başka hukuki sebebi varsa kullanıcı açık rızaya zorlanmaz. Özel nitelikli veri yalnız güncel m.6 şartları ve yeterli tedbirlerle işlenir.

11. Toplama yöntemleri Veriler; kayıt ve hesap formları, yüklenen belgeler, mesaj ve görüşme özellikleri, cihaz/tarayıcı izinleri, ödeme ve bildirim kayıtları, destek talepleri, güvenlik günlükleri, doğrulama sağlayıcıları ve mevzuatın izin verdiği resmî veya mesleki kaynaklardan otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir. Kaynak ve kontrol sonucu doğrulama dosyasında ayrı tutulur.

12. Yurt içi alıcılar ve aktarım amaçları Gerekli olduğu ölçüde barındırma, depolama, e-posta, SMS, push, görüntülü görüşme, harita/konum, ödeme, belge doğrulama, güvenlik, destek ve mali hizmet sağlayıcılarına; kullanıcının seçtiği konuşma veya randevunun diğer tarafına; yetkili kamu kurumlarına ve uyuşmazlıkta görevli danışmanlara veri aktarılabilir. Her alıcıya yalnız görevi için gerekli veri verilir; sağlayıcı sözleşmesi, erişim sınırı, gizlilik ve silme yükümlülüğü uygulanır.

13. Yurt dışına aktarım Bir sağlayıcının yurt dışında bulunması veya veriye yurt dışından erişmesi hâlinde KVKK m.9’daki güncel aktarım mekanizması ayrıca değerlendirilir. Telefon yönlendirme ve kayıt hizmetinde Twilio gibi yurt dışı altyapı sağlayıcıları kullanılabilir; bu sağlayıcılara yalnız görüşmenin kurulması, güvenli yürütülmesi, kayıt bütünlüğü ve teknik destek için gerekli veri aktarılır. Yeterlilik kararı, uygun güvence veya kanundaki koşulları bulunan arızi aktarım dayanağı olmadan olağan ve sürekli aktarım başlatılmaz. Standart sözleşme kullanılıyorsa Kurulun ilan ettiği uygun sözleşme tipi ve bildirim yükümlülüğü uygulanır. Sırf üyelik sözleşmesine eklenmiş genel ifade sürekli aktarım için açık rıza sayılmaz.

14. Saklama ve imha Saklama süreleri veri kategorisi ve amaca göre belirlenir. Hesap verisi üyelik boyunca; mali kayıtlar vergi ve ticaret mevzuatındaki sürelerde; kabul ve uyuşmazlık kayıtları hakların korunması için gerekli süre boyunca; güvenlik kayıtları riskle orantılı sınırlı süreyle; ham doğrulama belgeleri inceleme, itiraz ve zorunlu saklama ihtiyacı boyunca tutulur. Sebep sona erdiğinde veri periyodik imha politikasıyla silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yedeklerdeki veri güvenli döngü sonunda imha edilir.

15. Teknik ve idari tedbirler Aktarım ve saklamada şifreleme, anahtar ayrıştırma, rol ve en az yetki, MFA/passkey seçenekleri, güvenli oturum, hız sınırlama, zararlı dosya tarama, erişim ve karar kaydı, görevler ayrılığı, yedekleme, tedarikçi değerlendirmesi, olay müdahale, eğitim ve gizlilik yükümlülükleri uygulanır. Ham kimlik/KYC belgesi yalnız yetkili inceleme rolüne açılır. Hiçbir internet sistemi mutlak güvenlik garantisi vermez; doğrulanmış olaylar mevzuata uygun süreçle değerlendirilir.

16. İlgili kişi hakları KVKK m.11 kapsamındaki veri işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi/yurt dışı aktarılan kişileri bilme, eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini isteme, şartları varsa silme/yok etme, düzeltme veya silme işleminin alıcılara bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik analiz sonucu aleyhe sonuca itiraz ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarar giderimi talep etme hakları kullanılabilir.

17. Başvuru ve kimlik doğrulama Başvuru destek@hukukoloji.com adresine, İstanbul, Türkiye adresine veya hesap içindeki veri talebi alanına mevzuata uygun yöntemle iletilebilir. Talep sahibinin kimliği başkasının verisini açıklamayacak ölçülü yöntemle doğrulanır. Başvurular kural olarak en geç otuz gün içinde ve işlemin ayrıca maliyet gerektirmemesi hâlinde ücretsiz sonuçlandırılır; ücret gerekirse Kurul tarifesi uygulanır. Cevap yetersizse Kurula şikâyet ve diğer kanuni yollar saklıdır.

18. Sürüm ve katmanlı bilgilendirme Özellik, alıcı, hukuki sebep veya mevzuat değiştiğinde metin yeni sürüm olarak yayımlanır. Ödeme, biyometri, konum, çerez, iş başvurusu ve kamera gibi özel süreçlerde kısa katmanlı bilgilendirme bu genel metne bağlantı verir. Kullanıcıya gösterilen sürümün kanıtı saklanır; aydınlatma metnini görme veya okuma kaydı açık rıza olarak yorumlanmaz.